Profilering til bedriftsevent som faktisk virker

Et bedriftsevent varer kanskje bare noen timer, men inntrykket deltakerne sitter igjen med kan vare langt lenger. God profilering til bedriftsevent handler derfor ikke om å legge logoen på flest mulig produkter. Det handler om å velge fysiske merkevareflater som gjør arrangementet enklere å forstå, hyggeligere å delta på og lettere å huske.

For mange virksomheter er eventet en blanding av praktisk logistikk, relasjonsbygging og synlighet. Det kan være en fagdag, en åpningsmarkering, et kundearrangement, en sommerfest, en konferanse eller en stand på en messe. Produktene må fungere i akkurat den situasjonen de skal brukes i. En caps kan være riktig på en utendørs aktivitetsdag, mens navneskilt, penner og en god drikkeflaske kan være mer nyttig på en fagkonferanse.

Start med hva arrangementet skal oppnå

Før dere velger tekstiler, giveaways eller messemateriell, bør dere avklare hva eventet faktisk skal gjøre for virksomheten. Skal ansatte føle større tilhørighet? Skal dere presentere et nytt produkt? Ønsker dere å få flere samtaler på en messestand, eller gi kunder en god opplevelse på et lukket arrangement?

Målet påvirker både produktvalg, antall og uttrykk. Ved et arrangement der ansatte representerer bedriften utad, er profilklær ofte en viktig del av helheten. Poloskjorter, skjorter, T-skjorter eller ytterjakker gjør teamet synlig og gir et ryddig førsteinntrykk. På et kundearrangement kan en praktisk gave være mer relevant enn uniformering, særlig hvis produktet har verdi også etter arrangementet.

Det er også verdt å tenke gjennom hvem som skal bruke produktene. Det som passer for unge deltakere på en aktivitetsdag, passer ikke nødvendigvis for beslutningstakere på en bransjekonferanse. Alder, arbeidssituasjon, sesong, arena og reisevei har betydning. En gjennomtenkt profilvare føles relevant, ikke tilfeldig utdelt.

Profilering til bedriftsevent må fungere på stedet

Et godt produkt i feil setting blir fort liggende igjen på et bord. Derfor bør dere planlegge profileringen ut fra deltakerreisen: Hva ser gjestene når de kommer? Hva trenger de mens arrangementet pågår? Og hva kan de ta med seg hjem eller videre til kontoret?

Ved inngangen kan rollups, bannere, reklameflagg eller gulvdekor gi tydelig retning og skape et profesjonelt uttrykk. Navneskilt og snorer gjør det enklere å starte samtaler. På bordene kan notatblokker, penner, krus eller drikkeflasker være praktiske elementer som samtidig gir merkevaren synlighet uten å dominere.

For arrangementer utendørs må materialene tåle bruk og vær. Reklameflagg og bannere skal stå stødig, og profilklær må passe temperaturen. T-skjorter fungerer godt når teamet er i aktivitet, men en lett jakke eller vest kan være et bedre valg når dagen er lang og været skifter. Det er slike praktiske vurderinger som skiller en ryddig gjennomføring fra en løsning som ser bra ut i en produktkatalog, men ikke på eventdagen.

Velg én tydelig visuell retning

Mange profileringsfeil oppstår når hvert produkt får sitt eget uttrykk. En rød caps, en blå penn, en grønn drikkeflaske og et banner med et helt annet design kan skape mer støy enn synlighet. Velg heller en enkel retning med farger, logo, budskap og skrifttype som henger sammen.

Det betyr ikke at alt må være likt. Tekstiler kan ha en mer dempet profil enn giveaways, og et messebanner kan bære mer informasjon enn en penn. Poenget er at deltakerne raskt skal forstå hvem som står bak arrangementet. God profilering skal støtte merkevaren, ikke konkurrere med den.

Tekstiler gir synlighet der samtalene skjer

Profiltekstiler er ofte blant de mest synlige elementene på et bedriftsevent fordi de brukes av menneskene deltakerne møter. Riktig plagg gjør det enklere å se hvem som arrangerer, hvem som kan hjelpe, og hvem som representerer virksomheten.

En poloskjorte passer godt når dere ønsker et profesjonelt, men avslappet uttrykk. T-skjorter egner seg for større team, kampanjer og aktive arrangementer. Skjorter kan være riktig på mer formelle samlinger, mens arbeidsklær og ytterjakker passer ved åpninger, byggeplassarrangementer, logistikk og utendørs aktiviteter. Passform, størrelsesutvalg og kvalitet er viktigere enn mange tror. Et plagg som sitter godt, blir brukt igjen.

Trykkmetode og plassering bør vurderes ut fra plagget. En liten logo på brystet kan være tilstrekkelig på en pen skjorte, mens større trykk på rygg fungerer godt når ansatte skal være synlige på avstand. Brodering gir ofte et solid uttrykk på caps, jakker og enkelte poloskjorter, men passer ikke alltid til små detaljer eller store motiv. Her bør produkt og dekor vurderes samlet, ikke som to separate valg.

Giveaways bør fortjene plass i vesken

Det er fristende å bestille rimelige giveaways i store mengder. Det kan være riktig ved arrangementer med svært mange besøkende, men lav pris er ikke alltid lavest kostnad. Dersom mesteparten blir liggende igjen eller kastes, har produktet verken skapt god synlighet eller god ressursbruk.

Velg heller en giveaway med en tydelig funksjon. Drikkeflasker, termokopper, handlenett, penner, ladekabler, drops eller krus kan fungere godt, avhengig av målgruppen. På messer er en liten og lett gave ofte mest praktisk. På et kundearrangement med færre inviterte kan dere velge noe med høyere opplevd verdi.

Tenk også på når gaven deles ut. En drikkeflaske gir mest verdi ved starten av dagen. Godteri kan fungere som en hyggelig detalj i møteområdet. En pose eller veske bør deles ut før deltakerne får brosjyrer, materiell og andre produkter å bære. Timing gjør at produktet blir en del av opplevelsen i stedet for en restpost ved utgangen.

Beregn antall, levering og budsjett tidlig

Eventprofilering blir ofte bestilt sent, fordi fokus først ligger på lokale, program og påmeldinger. Likevel er det lurt å avklare profilproduktene tidlig. Enkelte varer har leveringstid, og produkter med spesialfarger, brodering eller større trykk krever mer forarbeid enn standardvarer.

Bestillingsantallet bør ta høyde for påmeldte, arrangørteam, ekstra størrelser og noen uforutsette behov. Hvor stor margin dere trenger, avhenger av arrangementstypen. Til interne arrangementer med kjent deltakerliste kan antallet være presist. På en åpen messe bør dere vurdere trafikk, utdelingsrate og om produktet skal deles ut til alle eller brukes som samtalestarter for utvalgte besøkende.

Budsjettet bør heller ikke bare fordeles på innkjøpspris. Ta med dekor, pakking, frakt, eventuell oppbevaring og behovet for flere produktvarianter. Noen ganger gir det best resultat å bruke mest av budsjettet på gode tekstiler til teamet og et mindre antall nyttige giveaways, fremfor å kjøpe mange ulike småvarer uten en klar funksjon.

Når standardutvalget ikke er nok

Det er ikke alltid den riktige løsningen ligger ferdig definert i en katalog. Kanskje trenger dere en bestemt farge som matcher en kampanje, klær i et uvanlig størrelsesspenn, eller en kombinasjon av messeutstyr, tekstiler og gaver som skal leveres samlet. Da er det en fordel å ha en leverandør som kan vurdere alternativer og se helheten.

Connex har arbeidet med firmaprofilering siden 1993 og hjelper bedrifter med å finne produkter som passer både arrangement, målgruppe og budsjett. Det gjelder enten behovet er noen få plagg til et kundemøte eller en større leveranse med bannere, klær og giveaways til et event med mange deltakere.

Gi produktene et liv etter eventet

Den beste testen på profileringen er ikke hvordan den ser ut i arrangementsrommet, men hva som skjer etterpå. Bruker medarbeiderne jakken på jobb? Tar kunden med seg flasken på trening? Blir handlenettet brukt i hverdagen? Da har investeringen fortsatt å bygge synlighet etter at stolene er ryddet bort.

Velg derfor produkter dere selv ville hatt lyst til å bruke. Når profileringen er praktisk, tydelig og tilpasset anledningen, blir den ikke bare en del av eventet. Den blir en naturlig påminnelse om et godt møte.