Slik planlegger du messeprofilering som virker

En messestand får sjelden oppmerksomhet fordi den har flest mulig produkter eller den største logoen. Den fungerer når besøkende raskt forstår hvem dere er, hva dere tilbyr og hvorfor de bør stoppe. Slik planlegger du messeprofilering handler derfor om langt mer enn å bestille en messevegg og noen penner. Det handler om å sette sammen et tydelig uttrykk som er praktisk å bruke, enkelt å transportere og troverdig for menneskene som står på standen.

Mange starter for sent, med en løs bestilling av materiell rett før arrangementet. Resultatet kan bli farger som ikke henger sammen, tekstiler i feil størrelser eller giveaways som blir liggende i esker. Med en enkel plan kan messen i stedet bli en arena der profileringen støtter gode samtaler og gir bedriften verdi også etter at hallen er ryddet.

Start med formålet før du velger messeutstyr

Før dere ser på bannere, flagg eller profilklær, bør dere avklare hva messen skal gjøre for virksomheten. Skal dere skaffe konkrete salgsmøter, lansere en tjeneste, rekruttere medarbeidere, styrke relasjoner med eksisterende kunder eller bygge kjennskap i en ny målgruppe? Ett hovedmål gjør det betydelig lettere å velge både budskap og produkter.

Et selskap som vil booke møter trenger en annen stand enn en virksomhet som først og fremst skal vise frem produkter. I det første tilfellet kan en ryddig møteplass, tydelige kontaktpunkter og ansatte i like profilklær være viktigst. I det andre kan produktprøver, demonstrasjonsflater og god varepresentasjon spille hovedrollen.

Definer også hvem dere ønsker å snakke med. Innkjøpere, fagfolk, jobbsøkere og sluttbrukere responderer ikke nødvendigvis på samme budskap. Jo mer konkret dere er om målgruppen, desto enklere blir det å prioritere. En messeprofilering skal ikke forsøke å si alt om bedriften på noen få kvadratmeter. Den skal gi folk en god grunn til å starte en samtale.

Slik planlegger du messeprofilering med en tydelig rød tråd

Den røde tråden begynner med det besøkende ser på avstand. En messevegg, rollup eller et banner må være lesbart når folk går forbi. Bruk logo, farger og ett tydelig budskap. Lange avsnitt, mange produktbilder og små detaljer kan være nyttige i en brosjyre, men fungerer dårlig på en flate som skal oppfattes på noen sekunder.

Når folk kommer nærmere, bør de møte samme uttrykk i resten av standen. Bordduk, disk, produktprøver, klistremerker, drikkeflasker og bekledning trenger ikke være identiske, men de bør oppleves som deler av samme avsender. Velg gjerne én eller to profilfarger som går igjen, og la logoen få tilstrekkelig luft rundt seg.

Profilklær gjør mer enn å vise logo. De hjelper besøkende med å se hvem de kan henvende seg til, og gir teamet et samlet, profesjonelt uttrykk. Poloskjorter, skjorter, T-skjorter eller lette jakker velges ut fra arrangement, årstid og ønsket stil. På en fagmesse kan en nøytral skjorte eller polo være riktig. På en utendørs aktivitet eller varemesse er T-skjorte, softshelljakke eller arbeidsjakke ofte mer praktisk.

Tenk også på komfort. Ansatte som skal stå mange timer, bære varer eller rigge utstyr, trenger plagg som passer og som tåler bruk. Bestill størrelser tidlig, og vurder om dere trenger egne plagg til rigg og nedrigg. Det er en liten detalj som ofte har mye å si for gjennomføringen.

Velg materiell ut fra standplass og logistikk

Det mest omfattende messeutstyret er ikke alltid det beste. En liten stand trenger åpne flater og et budskap som er lett å ta inn. For mye inventar, for mange produkter eller store konstruksjoner kan gjøre området trangt og vanskelig å bemanne. På en større stand kan dere derimot lage tydelige soner for møte, demonstrasjon og enkel servering.

Begynn med standtegningen fra arrangøren. Se på bredde, dybde, takhøyde, strømtilgang og hvor inngangen til hallen ligger. En vegg som fungerer godt mot en bakvegg, kan være mindre synlig på en hjørneplass. Et reklameflagg kan trekke oppmerksomhet utendørs, men passer ikke nødvendigvis i en hall med lave tak eller strenge regler for høyde.

Velg deretter materiell som faktisk er enkelt å håndtere. Messevegger, rollups, pop-up-disker, bannere og brosjyrestativer har ulike behov for transport, oppsett og lagring. Spør hvem som skal rigge, hvor lang tid dere har og om utstyret skal brukes på flere arrangementer. Et gjenbrukbart system kan koste litt mer ved første kjøp, men være et bedre valg hvis dere stiller på messer gjennom året.

Ha alltid med et lite sett for praktiske behov: tape som er godkjent av arrangøren, strips, saks, tusjer, ladere, skjøteledning ved behov og renseutstyr til flater. Dette er ikke profilering i seg selv, men det hindrer at standen ser halvferdig ut når dørene åpner.

Gi bort noe som passer budskapet

Giveaways skal ikke bare fylle en skål på disken. De bør ha en tydelig funksjon, passe målgruppen og være gode nok til at mottakeren faktisk tar dem med seg. En penn kan være helt riktig når mange skal fylle ut skjemaer eller ta notater. En drikkeflaske kan passe ved idrettsarrangementer, rekrutteringsmesser eller aktiviteter der gjenbruk er en relevant del av budskapet. Godteri fungerer godt som en lav terskel inn i en samtale, men bør ikke være det eneste folk husker.

Vurder om dere trenger ulike nivåer. En enkel reklameartikkel kan deles ut bredt, mens en bedre gave kan gis til kunder dere har hatt en konkret prat med. En kvalitetscaps, en veske eller et krus kan ha lengre levetid enn en engangsartikkel, men gir først effekt når produktet treffer mottakerens hverdag.

Antall er også et spørsmål om mål. På en publikumsmesse med høy trafikk kan dere trenge mange små artikler. På en smal fagmesse kan det være smartere å bestille færre, men mer relevante produkter. Ikke undervurder lagringsbehovet etter arrangementet. Velg gjerne varer dere kan bruke på kontoret, i kundemøter eller ved neste aktivitet dersom det blir noe til overs.

Planlegg bemanning og samtalen på standen

Selv den beste messeveggen kan ikke erstatte gode mennesker på stand. Avklar hvem som har ansvar for å ønske velkommen, demonstrere, registrere leads og følge opp etterpå. Når alle har samme rolle, er risikoen større for at besøkende blir stående uten kontakt eller at viktig informasjon ikke blir notert.

Lag en kort felles introduksjon som alle kan bruke. Den skal ikke være et innøvd salgsskript, men en naturlig åpning som gjør det lett å forstå hva dere vil snakke om. Et godt spørsmål er ofte mer effektivt enn en lang presentasjon. Hva jobber dere mest med nå? Kjenner dere utfordringen vi viser her? Har dere et arrangement eller prosjekt på vei?

Gjør det enkelt å registrere kontaktinformasjon, men vær tydelige på hva dere skal bruke den til. Noter gjerne en setning om samtalen mens den fortsatt er fersk. Navn og e-post alene gir lite verdi dersom teamet ikke husker behovet, tidspunktet eller neste steg.

Lag en tidsplan som tåler justeringer

Messeprofilering har leveringstider, særlig når varer skal produseres med trykk, brodering eller spesialtilpasning. Start derfor med det som har lengst ledetid: messevegger, spesialbygget materiell, tekstiler i mange størrelser og produkter som skal hentes inn fra produsent. Deretter kommer trykksaker, giveaways og praktisk standutstyr.

Sett en intern frist som ligger før arrangørens frist. Da har dere rom for korrektur, eventuelle endringer i antall og uforutsette forsinkelser. Kontroller alltid logo, fargekoder, trykkplassering og stavemåte før produksjon settes i gang. Det er langt enklere å rette en fil enn et ferdig trykk.

Fordel ansvaret tydelig. Én person bør ha oversikt over materiell, én over bemanning og én over kontaktoppfølging, selv om mindre virksomheter ofte må løse flere oppgaver med samme person. Pakk utstyret etter brukssituasjon, ikke bare etter produkttype. Det sparer tid når standen skal settes opp.

Mål verdien etter at messen er over

Antall utdelte penner sier lite om resultatet alene. Se heller på antall relevante samtaler, bookede møter, tilbud, rekrutteringskontakter eller nye abonnenter, avhengig av målet dere satte. Legg merke til hva folk stoppet opp ved, hvilke spørsmål som gikk igjen og hvilke produkter eller budskap som ikke fikk respons.

Følg opp mens messen fortsatt er fersk. En personlig e-post eller telefon som viser til samtalen dere hadde, er mer nyttig enn en generell henvendelse flere uker senere. Samtidig bør dere rydde, telle opp og vurdere materiell før det pakkes bort. Hva kan brukes igjen? Hva bør endres? Hvilke størrelser manglet dere?

Connex Promotion har arbeidet med firmaprofilering siden 1993, og erfaringen er enkel: De beste messestandene er ikke nødvendigvis de mest påkostede, men de som er planlagt for den faktiske situasjonen. Start med målet, velg produkter som fungerer sammen, og be om råd når standardløsningen ikke passer. Da får dere en stand som er lettere å gjennomføre - og langt enklere for besøkende å huske.